A 'Szolgáló' rendszer szolgáltatásai.

 

1.          Bevezető.

2.          Munka nyilvántartás.

3.          Anyagügyvitel.     

3.1.              Bevételezés.

3.2.              Munkaszámos anyagmozgások.

3.3.              Anyagértékesítések

3.4.              Bolti átadás.

3.5.              Raktári anyagmozgások.

3.6.              Raktárközi anyagmozgások.

3.7.              Automatikusan létrejövő anyagmozgások.

4.          Szolgáltatás számlázás.

5.          Értékesítés számlázás.

6.          Rezsi, egyéb munkák elszámolása.

7.          Számlalikvidáció, bejövő számlák.

8.          Speciális anyagügyviteli szolgáltatások.

8.1.              Leltározás.

8.2.              Átárazás.

9.          Külső adattárak használata.

10.          Kimutatások, információk.

 


1. Bevezető.

 

Ez a dokumentáció egy rövid áttekintést kíván adni a 'Szolgáló' Ügyviteli Rendszerben használható szolgáltatásokról, lehetőségekről.

A rendszer megpróbálja átfogni az autószerviz ügyvitelben végzett tevékenységeket, a feladatok minél nagyobb részét számítógépes programmal támogatni. Az ügyvitel jelentős részét lefedik a programok, a rendszer azonban nem tartalmaz bér-munkaügyi, főkönyvi könyvelési és tárgyieszköz részrendszereket. A rendszer nem váltja ki a pénzügyi rendszert sem, bár bizonyos szolgáltatásokat ellát ezen a területen.

 

A rendszer fő szolgáltatása az anyagügyvitel és készlet nyilvántartás. Ehhez szorosan kapcsolódik egy szerviz szolgáltatás és anyagértékes számlázás. További számos ezt a két fő területet támogató szolgáltatást tartalmaz a rendszer.

 

2. Munka nyilvántartás.

 

A felhasználó által végzett a tevékenységeket munkaszám nyilvántartáson keresztül kapcsoljuk a rendszerhez. Minden munkafolyamat munkaszámot kap, amely munkaszám meghatározza, hogy kinek, milyen munkát végzünk és mi történjen a munkaszámra terhelt anyagokkal és munkaidővel.

A munkaszámok munkajelleg kódokkal csoportosíthatók, ezek határozzák meg a munkaszám jellegét, milyen módon kezelje a rendszer a munkaszámot és kapcsolódó anyagait és a munkadíjait. Ezek a munkajelleg kódok két fő csoportra osztják a munkaszámokat. A főcsoporton belül különböző kódok használatával  munka csoportokat határozhatunk meg. Egy-egy munkajelleg kódhoz tartozó munkaszám a munkajelleg kód által előírt módon (ami munkajelleg kódonként eltérő, de azonos is lehet) kezeli pl. az anyagár kezelését vagy a rezsi óradíjak értékét. Mivel a kimutatások munkajelleg kódonkénti bontásban keletkeznek, a megfelelően csoportosított munkák nem csak más-más módon viselkednek, de fontos vezetői információkat adnak a vállalat tevékenységéről, az árbevételek forrásairól vagy a költségek keletkezésének helyéről.

 

A munkaszámok két fő csoportja:

·    Fizető munkák munkaszámai,

·    Belső vagy rezsi munkák munkaszámai.

 

A fizető munkák minden esetben számlázásra kerülnek. A munkaszámra felhasznált anyagokról és a munkaszámra végzett munkákról számla készíthető. A befejezetlen (még nem számlázott) munkaszám és kapcsolódó anyagmozgásai, munkadíjai több hónapon keresztül is (korlátlan ideig) várakoznak a számla elkészítésére. A számla elkészítése után a munkaszám megszűnik és a számla valamint kapcsolódó adatai kerülnek a nyilvántartásba, könyvelésbe.

Példák önálló munkajelleg kódokra: Fizető szolgáltatás; Gépkocsi garancia; Biztosítós munka; Biztosítós munka A,B,C stb. biztosítónak; Null revízió, A,B,C számára végzett szolgáltatás (nagy megrendelők önálló csoportokba szervezése); Személygépkocsi javítás; Tehergépkocsi javítás; Busz javítás; stb.

 

A belső vagy rezsi munkaszámok is két fő feladatot látnak el. Rezsi munkaszámokon gyűjthetők a cégen belül felmerülő költségek, pontos költséghely-költségviselő-jogcím gyűjtést tesz lehetővé. A rezsi csoportok munkajelleg kódokkal csoportosíthatók, de egy csoporton belül is több munkaszám használható. A munkaszámok tovább finomítják a gyűjtést. A munkaszámokhoz már költséghelyek és költséget "okozók", engedélyezők kapcsolhatók.

Példák rezsi munkajelleg kódokra: Épület fenntartási költség; Saját gk. üzemeltetési ktg.; Termelési rezsi; stb.
Példák rezsi munkajelleg kódon belüli munkaszám bontásra: "A" épület fenntartási ktg.; "B" épület fennt.k.; "A" ép. felújítás; "A" ép. tisztítószer; "A" műhely termelési rezsi; "B" brigád termelési rezsi; "A" gk. fenntartási ktg.; "A" gk. karbantartási ktg.; stb.


A rezsi munkaszám élettartama lehet véges vagy "végtelen".
A véges élettartamú munkaszám is havi gyűjtésű vagy zárolásra váró.

Egy véges élettartamú rezsi munkaszám megszűnik valamely esemény elérésekor. A végtelen élettartamú munkaszámot törölhetjük, ha beteljesítette feladatát vagy már nem szükséges. A munkaszámra gyűjtött anyag és munka havonta összesítő kimutatásra kerül. Egy végtelen élettartamú vagy egy nem zárolásra váró munkaszám havi összesítésekben gyűjti az adatokat. Ha nem szűnik meg, akkor automatikusan megnyílik a következő hónapra, de természetesen "tiszta lappal" kezdi a hónapot.

A zárolásra váró munkaszámok, a fizetőkhöz hasonlóan, befejezetlenek és mindaddig gyűjtik az adataikat, amíg be nem fejeződik élettartamuk, nem zároljuk őket (hasonlóan a számlázás módjához).

 

A rezsiként használt munkaszám természetesen nem csak valódi, igazi rezsi munkákat takarhat, hanem olyan belső "számlák" készítésének igényét, amikor a számlák nem automatikusan munkaszámonként keletkeznek, hanem valamilyen belső (rezsi) munkaszámra gyűjtött adatok alapján gépi vagy kézi számlázással. Erre különösen a zárolandó munkaszám alkalmas. Tipikus felhasználási lehetőség pl. gépkocsi eladás esetén a gépkocsira felmerülő költségek, ajándékok, tartozékok követése, könyvelése, kalkulálása, mely összeg nem kerül számlázásra, hiszen a gépkocsi árában a számlában már szerepel. Ehhez hasonló felhasználás a vállalt áras vagy fix áras számlákra felmerült költségek vezetése és utókalkulálása.

 

3. Anyagügyvitel.

 

A vállalat teljes anyag (alkatrész, árú) forgalmának könyvelését, készlet nyilvántartását és az anyagok felhasználásának nyilvántartását elvégezhetjük a rendszerrel. Az anyagügyviteli programok mozgásnem kódok használatával dolgoznak, mely kódok a munkajelleg kódokhoz hasonlóan nyitottak, bővíthetők, módosíthatók, ezzel lehetővé vált, hogy minden anyagforgalom könyvelési igény kielégíthető legyen, a vállalat igényeihez igazítható anyagügyvitelt alakíthassunk ki. Az alapvető mozgásnemek a következők: bevételezés, felhasználás munkaszámra, speciális felhasználás, anyagértékesítés, bolti átadás, raktárközi átadás, készlethelyesbítés, leltári hiány-többlet. Használhatjuk a telepítéskor alapként átadott (fenti típusú) mozgásnemeket, ezeknek a mozgásnemeknek a mintájára készített, az elvárt csoportosítási igényeknek megfelelően különválasztott mozgásnemeket vagy akár szabadon meghatározott (saját igényeknek megfelelően megvalósított, "kitalált") mozgásnemeket hozhatunk létre. 

Minden mozgásnemhez tartozik stornó mozgásnem is, amivel egy hibás mozgásbizonylat korrigálható, "visszacsinálható az egész".

A mozgásnem kódok határozzák meg, hogy egy anyagmozgás mit jelent, mi történjen a készlettel és a mozgástétellel, hogyan könyvelje azt ezt a mozgást rendszer. A mozgásnem kódok egyúttal vezérlik a kontírozás folyamatát, meghatározzák a főkönyvi feladásban használt főkönyvi számokat.

A készlet nyilvántartás elsősorban a beszerzési áras nyilvántartást és a FIFO (legrégebbi beszerzés leghamarabb felhasználása) készlet stratégiát támogatja. Természetesen lehetőség van más pl. elszámoló ár használatára is vagy más készletstratégia választására. Beszerzési áras nyilvántartás esetén a rendszer automatikusan kezeli a több áron történt beszerzés nyilvántartását. Ilyen esetekben is elegendő egyetlen cikkszám használata, nem szükséges a raktárosoknak a beszerzési árak figyelése, csak a mennyiségi nyilvántartás pontos vezetésére kell összpontosítaniuk.

A mozgások fontosabb csoportjairól a most következő alpontokban olvashatunk.

 

3.1. Bevételezés.

 

A bevételezés jellegű mozgások feladata az anyagvásárlás vagy más módon raktárba kerülő anyagok készletre vétele. Bevételezéskor határozzuk meg a beszerzési vagyis a nyilvántartási árat. Egy-egy anyagra több bevételezés történhet: több időpontban, több beszerzési áron. Ezeket a beszerzéseket egyetlen cikkszámon tarthatjuk nyilván, a rendszer feladata a több beszerzési ár és dátum nyilvántartása, az anyagok felhasználásakor a rendszer automatikusan kezeli ezeket az adatokat.

A beszerzésekhez kapcsolódik a számlalikvidáció lehetősége, vagyis a beérkező anyagok és beszerzési számlák automatikus egyeztethetősége. Ennek szükségességét is mozgásnemenként szabályozhatjuk, így bevét jellegű mozgásnemmel kezelhetők pl. a saját gyártással készletre kerülő anyagok is, de mint minden esetben saját mozgásnemmel rendelkeznek és így a könyveléshez a főkönyvi számok is eltérnek.


3.2. Munkaszámos anyagmozgások.

 

Az anyagmozgások egy része munkaszámhoz kötődik. Ha ilyen mozgásnem kódot használunk, akkor a program bekér egy munkaszámot. A munkaszám feladata kettős. Egyrészt a felhasznált anyagok erre a munkaszámra gyűlnek későbbi feldolgozásra várva. Másrészt a munkaszám munkajelleg kódja résztvesz a kontírozásban, vezérli az anyag könyvelésének folyamatát.

A munkaszámra felvitt anyagmozgásokból készül a szolgáltatás számla melléklete illetve rezsi vagy belső munka esetén a kimutatás.

Munkaszámos anyagoknak a nyilvántartási (beszerzési) áron kívül még eladási ár adatuk is van. (nettó, de árréssel növelt beszerzési ár). Ez az eladási ár határozza meg a számla árat vagy belső-rezsi munka esetén az elszámolási árat.

Az eladási árat legegyszerűbb esetben a beszerzési árra számolt árrés százalék határozza meg, lehetőség van bonyolult szituációknak megfelelő egyedi százalék értékek használatára is. Az árat meghatározhatjuk a cikktörzsben is vagy akár eseti ármeghatározás keretében beállíthatjuk számlázás előtt.

 

3.3. Anyagértékesítések.

 

Az anyagértékesítések raktári anyag eladást vagy bolti értékesítést jelentenek. Ezekről a mozgásbizonylatokról értékesítés számla készíthető. Az anyagmozgás szokásos felhasználást jelent, de a mozgástételeknek fogyasztói ára is van, amely egy javasolt ár illetve a bolti fogyár, de akár eladásonként módosítható is. Ez az ár a számla alapja.

A bolti értékesítésre bolti könyvviteli elszámolás épül.

 

3.4. Bolti átadás.

 

A bolti átadással nem jár együtt számlázás. Ennek a műveletnek a célja, hogy a raktári készletet mentesítsük, míg a bolti készletet megnöveljük. Az így kiadott bolti készlet nem számítógépes nyilvántartású, csupán a bolt megterhelését jelenti beszerzési és fogyáron nyilvántartva. Ez a módszer ideális önálló, a rendszertől függetlenül működő bolt(ok) kezelésére.

 

3.5. Raktári anyagmozgások.

 

A fentiekben nem említett anyagmozgások igen sokfélék lehetnek. A leltári vagy egyéb készlet helyesbítéstől kezdve a speciális felhasználásokig és tetszőleges célú készlet-mozgás készítéséig terjedhetnek. A mozgásnemek paraméterezésével igen sokféle, az adott vállalat ügyvitelének megfelelő mozgásnem hozható létre.

 

3.6. Raktárközi anyagmozgások.

 

A rendszerben a készleteket raktárakra szétosztva tárolhatjuk. Ilyen készlet csoportosító raktárak lehetnek fizikailag  önállóan tárolt anyagok raktárai vagy valamilyen praktikus vagy könyvviteli szempontból különválasztott készletek raktárai. Önálló raktárak használandók pl. bolti készlet, konszignációba kapott vagy konszignációba adott készletek elkülönítésére. Használjuk az önálló készletcsoport bontást (raktárak használatát) pl. termelésbe kiadott kéziraktárak készletének nyilvántartására vagy akár dolgozók munkaruha és szerszám használatának nyilvántartására.

A raktárak önállóan kezelhetők, bevételezések és felhasználások történhetnek. Számos esetben szükséges egy anyagot az egyik raktárból másik raktárba áthelyezni. Ekkor segítenek a raktárközi átadás jellegű mozgások, mert ebben az esetben nem kell az egyik raktárban kivenni a másikba pedig betenni az anyagot, ezt a dupla anyagmozgást egy adatfelvitellel végzi a rendszer. Ez nem csak munka-megtakarítást jelent, de automatikusan biztosítja az átadás két oldalának egyezőségét.

 

3.7. Automatikusan létrejövő anyagmozgások.

 

Bizonyos műveletek korrigálják a készlet értékét vagy mennyiségét. Erre példa a leltárhiány ill. leltártöbblet helyesbítése vagy az árváltozás (átárazás). Ilyen esetekben a készleten végzett változást a programok mozgásbizonylatokkal támasztják alá. Ezek a mozgásbizonylatok automatikusan jönnek létre a módosítások végzésekor.


4. Szolgáltatás számlázás.

 

Az egyik legfontosabb munkafolyamat a szolgáltatás számlák készítése. A felvett munkaszámokra anyagmozgások, munkadíjak és egyéb számlaérték korrigáló tételeket vihetünk fel (kapcsolhatunk hozzá). Ezekből az adatokból képzi a rendszer a szolgáltatás számlát. A számla első fele a számla részösszeseneket és összeseneket tartalmazza, míg a második fele analitikusan tartalmazza a felvitt számlaképző adatokat. Minden munkaszámra kiírt anyagtétel nem csak a munkadíjat határozza meg, de automatikusan az anyagügyviteli könyvelésben is szerepel. A munkadíjak megadásával a munkát elvégző személyeket vagy csoportokat is azonosítjuk, így automatikusan keletkeznek dolgozónkénti termelési kimutatások a premizáláshoz.

Az egyéb számla-korrigáló tételek lehetnek önálló számlatételek, meghatározott összeggel, pl. "zöldkártya" nyomtatvány költsége vagy a számla összegét korrigáló összeg vagy százalék érték. Pl. 10 % munkadíj kedvezmény; 3 % törzsvásárlói anyagdíj kedvezmény; 1000 Ft minőségi engedmény; 10 % vagy 1200 Ft sürgősségi felár stb.

 

5. Értékesítés számlázás.

 

Az értékesítés számla annyiban különbözik a szolgáltatás számlától, hogy csak anyag és korrekció tételeket tartalmazhat. Raktári vagy Bolti elszámolás szerint történhet az értékesítés számla könyvelése. A számla formátuma hagyományos ÁFÁs vagy egyszerűsített számla lehet. Az értékesítés számlák elkülönülnek a szolgáltatás számláktól. Lehetséges pl. több bolt kezelése is, a számlák elkülönítésével.

 

6. Rezsi, egyéb munkák elszámolása.

 

A rezsi munkaszámokra felhasznált anyagok és munkadíjak önálló elszámolásban szerepelnek. A felmerült rezsi elszámolású költségek havi gyűjtésben, havi összesítőn gyűlnek össze. Az összesítő munkajelleg összesítéseket is tartalmaz, vagyis jól megadott munkajelleg kód csoportosítással a részösszeseneket az egyes rezsi ill. egyéb elszámolású költségek csoportosítására, összesítésére használhatjuk. Számos egyéb csoportosítás lehetséges. A munkaszámok minden hónapban, a havi zárást követően "nulláról" indulnak ismét (kivéve a határidős élettartalmú munkaszámokat amelyek automatikusan megszűnnek). A zárolásra váró munkaszámok szerepelhetnek minden havi összesítésben vagy csak a zárolásukkor egyszerre. Ezek élettartalma a zárolásig tart és "befejezetlen munka" elszámolási móddal halmozva tárolja a költségeket, nem ürül ki minden hónapban.

 

7. Számlalikvidáció, bejövő számlák.

 

A beérkező anyagokat a mozgásrögzítőben visszük fel, de már ott meghatározásra kerülhet a beérkező számla adata is. Az anyagok számláit a számlalikvidációs rendszer fogadja. Lehetőség van arra, hogy a beérkező anyagokat és számlákat a számítógéppel összevessük és ezzel ellenőrizzük az anyagszámlák ill. anyagbevételek helyességét. Az egyező tételek automatikusan kikerülnek a figyelemből, míg az eltérő értékekre vagy az útonlevő vagy nem számlázott szállításokra a gép felhívja a figyelmet. a számlalikvidációs rendszer fogadja a nem anyag vonzatú számlákat (költségszámlák) is pl. villany vagy gáz számla. Ez lehetővé teszi a beérkező számlák ÁFA kimutatásának elkészítését. A bejövő átutalásos számlák pénzügyi teljesítését is ütemezhetjük ill. figyelhetjük a rendszer segítségével.

 

8. Speciális anyagügyviteli szolgáltatások.

 

Az anyagügyvitelben számos nem anyagok bevételével, felhasználásával vagy egyéb anyagmozgás könyvelésével kapcsolatos feladatot igényel. Ilyen szolgáltatásokról írunk ebben a fejezetben.

 

8.1. Leltározás.

 

A raktári készletek leltározását is számítógépes programmal támogatja a rendszer. Lehetőség van a teljes készlet (minden raktár) vagy csak meghatározott raktárak (akár egyetlen egy raktár) leltározására. A leltár módját paraméterekkel határozhatjuk meg. Leltárjegyet, leltárívet nyomtathatunk vagy "pappír" nélküli. un. karton leltárt készíthetünk. A leltárjegyek ill. ívek formátuma szabadon módosítható, beállítható. A leltár program lehetővé teszi akár a vakleltárt is. Megoldott a tételes leltározás vagy a szúrópróba szerű leltározás egyaránt.

A leltár hiányokról ill. többletekről kimutatás készül és automatikusan bekerülnek a főkönyvi feladásba. A hiányok és többletek a készleten is automatikusan kerülnek korrigálásra.


8.2. Átárazás.

 

Az átárazás művelet elszámoló áras készletnyilvántartás esetén rendszeresen szükséges. Beszerzési áras nyilvántartás esetén évente egyszer, a zárókészlet "egy árra hozásakor" használjuk. A program lehetővé teszi a beszerzési ill. elszámoló árak módosítását és az árváltozás átvezetését a könyvvitelben.

 

9. Külső adattárak használata.

 

A rendszer a saját adattárain kívül külső, más rendszerekből származó adattárakkal is képes dolgozni. Ez leggyakrabban pl. a forgalmazók anyagár adatai. Erre külön programág készült ami nem csak az adatok keresését és megtekintését könnyíti meg, de egyszerű anyagmegrendelés támogatást is ad.

Lehetőség van az adatok több sorrend szerinti keresésére és nyomtatására.

A rendszerben a normaidő árjegyzék adattár szabadon bővíthető, de lehetőség van más forrásból beszerzett adattárak használatára is.

 

10. Kimutatások, információk.

 

A rendszerben számos havi gyűjtésű vagy hóközi ill. aktuális állapotra vonatkozó kimutatás készíthető. Ezek könyvviteli feladások illetve termelési információt adó vagy valamilyen elszámolást segítő kimutatások. A kimutatások a termelés és anyag felhasználást teljes egészében lefedik és "mellékesen" akár pl. dolgozói teljesítmény kimutatás készíthető. A kimutatások is jól paraméterezhetők, gyakran szinte teljesen más formátumot vagy tartalmat hozhatunk ki az egyes kimutatásokból. A kimutatások remélhetőleg lefedik az igényeket, de ha nem, akkor is könnyen elkészíthetők és a jövőben széria programként használható a felvitt adatokból származtatható bármilyen kimutatás. Ezek egy része akár "házilag" is elkészíthető a nyitott adatbázis szerkezetnek köszönhetően, de kérésre a kért szolgáltatás beépítésre kerül a rendszerbe.

 

--- © eMeL Bt. ---